Konvoi-Projekt für nachhaltige Events mit ISO 20121

Die ISO 20121 stellt Veranstaltungsplanern einen Leitfaden für faires und umweltfreundliches Eventmanagement zur Verfügung. Schließlich wächst auch der Bedarf an nachhaltigen Messen, Business-Veranstaltungen oder Konzerten. Mit einem Konvoi-Projekt wollen die Beratungsagentur 2bdifferent, Bundesvereinigung Veranstaltungswirtschaft e.V. (fwd) und die International Federation of Exhibition & Event Services (IFES) die Norm in der Branche besser etablieren.

Für faire und umweltfreundliche Veranstaltungen

Die ISO 20121 – Nachhaltige Eventmanagement-Systeme – Anforderungen mit Anleitung für die Anwendung deckt von der Wahl der Dienstleister oder Veranstaltungsorts bis hin zur Eventkommunikation die komplette Wertschöpfungskette einer Veranstaltung im Sinne der Nachhaltigkeit ab. Basierend auf den Standards ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 14001 (Umweltmanagement) wurde die Norm zunächst für die Olympiade in London 2012 entwickelt. Seitdem wurden weitere Großveranstaltungen wie z.B. die Formel-E, G7-Gipfel oder der Eurovision Songcontest zertifiziert.

Die Anforderungen lassen sich international und flexibel an die Anforderungen eines Veranstaltungsbetriebes anpassen und praxisgerecht integrieren. Dazu werden u.a. ein Unternehmenscheck durchgeführt und ein Nachhaltigkeitsleitbild ausgearbeitet. Ziel ist die Bewältigung von wirtschaftlichen, ökologischen und sozialen Auswirkungen durch Veranstaltungen. Gleichzeitig profitieren Veranstaltungsagenturen durch ihr glaubwürdiges und transparentes Handeln und eine stetige Evaluation ihrer unternehmenseigenen Maßnahmen.

Konvoi-Projekt für nachhaltiges Eventmanagement

Um die ISO 20121 und weiterer nachhaltiger Standards in der Veranstaltungsbranche zu verankern, unterstützen 2bdifferent, fwd und IFES seit 2022 Eventagenturen bei der Zertifizierung. „Konvoi“ bedeutet, dass sich Verbandmitglieder in Projektgruppen zusammenschließen und in drei Prozessphasen die Einführung eines betrieblichen Nachhaltigkeitsprozesses in gemeinsamen Workshops erarbeiten. Zusätzlich können die Mitglieder sich individuell beraten lassen.

In der ersten Phase geht es darum, den Status Quo mit einem Basis-Check, einer CO2-Bilanzierung und einem Feedbackbericht zu analysieren und daraus erste Handlungsempfehlungen abzuleiten. Dazu notieren die Projektteilnehmer ihren Arbeitsalltag bis ins kleinste Detail. Neben offensichtlichen Punkten wie Gehältergerechtigkeit, die Anfahrtswege der Mitarbeitenden werden z. B. auch die Standby-Zeiten der Laptops, Lüftungsgewohnheiten oder der Wasserdurchlauf der Toiletten aufgenommen.

In der zweiten Phase werden Umweltziele und -maßnahmen abgeleitet, eine Gesundheits- und Arbeitssicherheitspolitik aufgebaut und weitere individuelle Inhalte entwickelt. Im dritten Schritt bekommen die Konvoi-Teilnehmenden etwa neun bis dreizehn Monate Zeit für eine Implementierung. Nach Ablauf der Frist nimmt ein externes Prüfunternehmen dann die Zertifizierung nach ISO 20121 vor. Von da an erfolgt jährlich eine teilweise und nach vier Jahren eine vollständige Re-Zertifizierung.

Positive Synergieeffekte über die Branche hinaus

Von der Einrichtung des eigenen Büroralltags über die Wahl von Zulieferern bis hin zum Material von Werbeartikeln bietet das Eventmanagement viele Ansatzpunkte für nachhaltiges Handeln. Die Sensibilisierung von Anbietern und Kunden für das Thema sowie die Umstellung sind langfristige Prozesse, die jedoch eine weitreichende, positive Wirkung nach sich ziehen.

Um das Zertifikat zu behalten, sind Eventagenturen auf Dienstleister und Freelancer angewiesen, die ihrerseits Nachhaltigkeitsstandards befolgen. Daraus entsteht, was Dascha Berns, Senior Project Manager und Nachhaltigkeitsbeauftragte bei der Agentur Phocus Brand Contact, als „Nachhaltigkeits-Trickle-down-Effekt“ bezeichnet. Die renommierte Agentur für Begegnungskommunikation, zu deren Kunden u. a. Siemens, die Deutsche Telekom und Daimler zählen, gehörten zu den elf Teilnehmern des ersten Konvois 2022.

Wie bei großen Konzernen bereits üblich, hat die Agentur einen Lieferanten-Verhaltenskodex aufgestellt, der zu nachhaltigem Handeln verpflichtet, über die mit Nachhaltigkeit verbundenen Mehraufwände aufklärt, aber auch mögliche Lösungsansätze wie z. B. digitale Konzepte mitliefert. Potentielle Dienstleister müssen folglich ebenfalls nachhaltiger agieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Nachhaltigkeit sollte nach Berns Ansicht jedoch nicht als Einschränkung verstanden werden. Die gesellschaftlichen und gesetzlichen Forderungen nach mehr Nachhaltigkeit fördern die Entwicklung von Lösungsstrategien, die den Arbeitsalltag in der Branche zeit- und kosteneffizienter gestalten können.

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Links und Quellen

Event-partner.de: Die ISO 20121 und ihr Trickle-down-Effekt: https://www.event-partner.de/business/die-iso-20121-und-ihr-trickle-down-effekt/, 15.11.2023

ISO.org: New ISO 20121 standard for sustainable events management: https://www.iso.org/news/2012/06/Ref1598.html, 15.11.2023

2bdifferent.de: fwd: und IFES starten mit 2bdifferent weitere Konvoi-Lösung: https://2bdifferent.de/fwd-und-ifes-starten-mit-2bdifferent-weitere-konvoi-loesung/, 15.11.2023