Halbzeit bei PM Change

„Wir wünschen uns eine Veränderung im Bereich Zentrale Technik.“
„Wir wollen mehr Effizienz und Effektivität bei der Abwicklung unserer technischen Projekte!“

So die einhellige Meinung aller Mitarbeiter und des Vorstands. Mit der INMAS werden nun bis Ende des Jahres die Prozesse des Projektmanagements bei frischli in Rehburg-Loccum neu aufgestellt, neue Methoden an zwei Pilotprojekten ausprobiert und das alles in Form eines elektronischen Projekthandbuchs und durch einen interaktiven Eckpunkteplan dokumentiert.

Wir freuen uns über die gelungene Zusammenfassung unseres Projektes in der „Milchzeitung“ des Unternehmens (Klicken Sie das Bild unten).

Wir bedanken uns an dieser Stelle besonders für das immense Vertrauen und die tolle Leistung des Teams.
Alle Ziele, die bis zum Juni 22 aufgezeigt waren, wurden pünktlich erreicht.

Komplexe Aufgaben sicher beherrschen

Projekte erfolgreich planen und realisieren

Je komplexer und digitaler die Technologien werden, umso mehr wachsen auch die Anforderungen an die zielgerichtete Projektplanung und -realisation. Um der Rolle gerecht zu werden, muss die Projektleitung stets den Überblick über den Verlauf und die Ressourcen des Projekts behalten. Nur so können sie bei Abweichungen oder Herausforderungen mit geeigneten Maßnahmen entgegensteuern. „Projektmanagement ist ein facettenreiches Aufgabenfeld. Es beginnt bei der Klärung der Zielsetzung, umfasst u. a. Punkte wie eine Ressourcen- und Kostenkalkulation, geht bis zur transparenten Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern und schließt auch die Dokumentation des gesamten Projekts mit ein“, so Dirk Nagels , Geschäftsführer, Berater und Trainer bei der INMAS GmbH und Autor des Technical Online Courses (TOC) „Methoden des technischen Projektmanagements“ des VDI Wissensforums.


Von der Initiierung bis zum Projektabschluss

Die Steuerung technischer Projekte kann sehr komplex sein – ab einer gewissen Größe und Komplexität werden sie auch gerne als „Unternehmen im Unternehmen“ betitelt. Darum ist es wichtig, frühzeitig alle relevanten Informationen und involvierten Gruppen zu kennen. Der zentrale Planungsbaustein ist der Projektstrukturplan, kurz PSP. Die hierarchische Darstellung aller Arbeitspakte im Projekt dient später der Termin-, Ressourcen-, Kosten- und Leistungsumfangplanung. „Der PSP sollte als lebendes Dokument verstanden werden, welches im Laufe des Projekts immer wieder angepasst wird“, sagt Nagels. „So wird stets der aktuelle Stand abgebildet und zudem für Transparenz gesorgt. Die nötige Flexibilität darf hierbei trotz aller Planung nicht fehlen.“

Zu Beginn kann zudem eine Stakeholder-Analyse nützlich sein. Die Stakeholder sind interessierte oder durch das Projekt betroffene Personen, die ins Boot geholt werden müssen. Sie aus der Rolle des Betroffenen in die Rolle eines Beteiligten zu heben, stärkt ihre Akzeptanz und ihren Einsatz für das Projekt. Dafür ist eine transparente Kommunikation unumgänglich. Um diese Transparenz und einen Überblick zu wahren, muss eine Dokumentation vereinbarter Ziele und Maßnahmen stattfinden. Es ist ratsam, dass der Projektleiter mit dem Auftraggeber konkrete Zahlenwerte abstimmt, die bei der Eingrenzung von Projektumfang, der strategischen Bedeutung und der Wirtschaftlichkeit des Projekts helfen. Auch die finale Dokumentation nach Projektabschluss stellt sicher, dass bis zum Schluss keine offenen Punkte, Anforderungen oder sogar Mängel unbearbeitet bleiben.


Risiken als Chancen sehen

Projektmanagement bedeutet zudem, sich permanent neuen Herausforderungen zu stellen. Dazu gehören Änderungen im Projekt, die trotz aller sorgfältigen Planung immer auftreten können. Eine Risikoanalyse vorab, in der Risiken und konkrete Gegenmaßnahmen benannt werden, kann Abhilfe schaffen. Wird ein Risiko vorzeitig entdeckt und als Chance gesehen, können Maßnahmen abgeleitet oder vorbereitet werden. Dazu werden alle Risiken aufgelistet und nach Wahrscheinlichkeit priorisiert. Dies gibt die Möglichkeit, eine bewusste präventive Fehlerkultur zu etablieren und Raum für offene Kommunikation zu schaffen.

Die Arbeit auf Distanz, der Paradigmenwechsel in der Führung von agilen Teams und somit der erste Schritt in das Thema New Work gehören aktuell ebenso in dieses Umfeld wie sich verändernde, agile Teamstrukturen und das mobile Arbeiten aus dem Homeoffice. Diese Faktoren lassen die Anforderungen an eine gute Organisation und Kommunikation weiterwachsen. „Neben Kenntnissen im Projektmanagement sind daher auch Soft Skills im Bereich Führung, Kommunikation und Organisation von Vorteilen“, so Nagels.

 

Externe Links:

VDI Wissensforum: „Komplexe Aufgaben sicher beherrschen“, https://www.vdi-wissensforum.de/news/komplexe-aufgaben-sicher-beherrschen/, 10.01.2022
VDI Wissensforum: „Methoden des technischen Projektmanagements“, https://www.vdi-wissensforum.de/technical-online-course/methoden-des-technischen-projektmanagements/, 10.01.2022

Das neue Produktsicherheitsgesetz

Mit dem Gesetz zur Anpassung des Produktsicherheitsgesetzes vom 27. Juli 2021, der Verabschiedung des Gesetzes über überwachungsbedürftige Anlagen und des Marktüberwachungsgesetzes ist die Reform des deutschen Produktsicherheitsrechts und die Anpassung an die Marktüberwachungsverordnung (Verordnung (EU) 2019/1020) abgeschlossen.

Ziel der Marktüberwachungsverordnung ist es durch eine strengere und effizientere Marktüberwachung und eine bessere grenzüberschreitende Zusammenarbeit den Binnenmarkt zu stärken, Wettbewerbsverzerrungen abzubauen und die Sicherheit von Produkten zu erhöhen.

Um für Rechtsklarheit und Verständlichkeit zu sorgen, sowie um die bestehenden nationalen Regelungen den neuen Vorgaben der Marktüberwachungsverordnung anzupassen, war eine Reform des Produktsicherheitsgesetzes unausweichlich.

Die Regelungen in den Abschnitten sechs und sieben des Produktsicherheitsgesetzes zur einheitlichen Marktüberwachung von Non-Food-Produkten im europäisch harmonisierten und nicht harmonisierten Bereich finden sich nun im Marktüberwachungsgesetz.
Ergänzt werden diese Vorschriften nach Maßgabe der Marktüberwachungsverordnung um die Pflichten der Wirtschaftsakteure und Maßnahmen, die die nationalen Marktüberwachungsbehörden ergreifen dürfen.

Die Wirtschaftakteure haben die EU-Konformitätserklärung zu prüfen und bereitzuhalten. Außerdem sind sie verpflichtet, risikoreiche Produkte zu melden. Die Marktüberwachungsbehörden dürfen Dokumentenkontrollen und Inspektionen durchführen; wird dabei eine Nonkonformität oder eine Gefahr festgestellt, sind Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Wird die Konformität nicht hergestellt, so ist die Bereitstellung zu verhindern oder eine Rücknahme/ein Rückruf einzuleiten und eine Warnung auszusprechen.

Außerdem wurden die Vorschriften zu überwachungsbedürftigen Anlagen aus Abschnitt neun des Produktsicherheitsgesetzes in das Gesetz über überwachungsbedürftige Anlagen (ÜAnlG) übertragen.

Neben diesen strukturellen Veränderungen wurde das ProdSG auch inhaltlich angepasst:
Zum Kreis der Wirtschaftsakteure gehören nun auch Fulfilment-Dienstleister. Diese Erweiterung hat vor allem auf den Onlinehandel Auswirkungen. Die Marktüberwachungsverordnung weitet im Zusammenhang mit dem Onlinehandel auch die Definition für das Inverkehrbringen aus.
Ein Produkt gilt nun als in Verkehr gebracht, wenn ein Angebot an einen in der EU ansässigen Endverbraucher innerhalb eines Mitgliedstaats online oder über eine andere Form des Fernabsatzes gerichtet wird.

Die Regelungen zum GS-Zeichen wurden weiterentwickelt und eine Ermächtigung zum Erlass von Vermarktungsverboten wurde eingeführt.


Externe Links:

Taylor Wessing Partnerschaftsgesellschaft mbB: „Newsflash – Neues Produktsicherheitsgesetz in Kraft“, https://www.taylorwessing.com/de/insights-and-events/insights/2021/08/newsflash–neues-produktsicherheitsgesetz-in-kraft, 29.11.2021


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UEBA – Ihr Tool für überwachungsbedürftige Betriebs- und Arbeitsmittel

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  • Phase 4: Projektmarketing (Design, PR, Rechts- und Normenkonformität, …)
  • Phase 5: Projekt- sowie Prozessmanagement-Qualifizierung und -Beratung parallel zum Dienstleistungs- oder Produktlebenszyklus sowie Begleitung Technical Compliance
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Gerne stellen wir Ihnen unsere Infrastruktur und Dienstleistungen vor. Rufen Sie uns an!

Ihr Ansprechpartner
Dirk Nagels

nagels@inmas.de

Rechtssicherheit gewährleisten durch Compliance-Management

Sie werden immer mehr und es wird für viele Unternehmen immer undurchsichtiger:

  • Deutsche, europäische und internationale Vorschriften,
  • Verordnungen,
  • Regelwerke sowie
  • Normen

aus den Bereichen Umweltschutz, Gesundheits-/Arbeitsschutzschutz, sowie den Sicherheitsaspekten von Menschen und Daten (kurz HSE) oder dem Produktsicherheitsgesetz zur gesicherten Produktentwicklung (Produkt-Compliance) und der dazugehörenden CE-Konformität.

Alle diese Regelungen einzuhalten und zusätzlich nachweisbar zu dokumentieren, ist, selbst mit einem funktionierenden QM-System, kaum zeitnah im Unternehmensalltag unterzubringen; zumal diese, wenn auch notwendigen Aufgaben und Maßnahmen, nicht unmittelbar der Wertschöpfung dienen.

Angesichts dieser Auflagen ist der Aufbau und die Organisation eines ganzheitlichen Compliance-Managementsystems entscheidend für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Die Vorteile sind:

  1. Sicherheit und Beweis der Vertrauenswürdigkeit gegenüber Kunden, Geschäftspartnern Stakeholdern und Behörden;
  2. Sicherheit und Kontinuität im unternehmerischen Handeln;
  3. Minimierung von Schadens- und Haftungsrisiken;
  4. optimieren von Prozessen;
  5. erfüllen von Organisations- und Aufsichtspflichten;
  6. Dadurch ein wertvoller Wettbewerbsvorteil nicht nur bei öffentlichen Ausschreibungen.

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Mit unserer begleitenden Software UEBA vergessen Sie keine Prüfungsintervalle mehr und brauchen sich zukünftig, mit der Unterstützung unserer Experten, nicht mehr um Änderungen an den Sie betreffenden Gesetze, Verordnungen und sonstigen Regelungen kümmern; das machen wir für Sie!

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Nutzen Sie unser Kontaktformular. Sie können uns natürlich auch anrufen oder eine E-Mail schreiben.

Mit automatisierter Dokumentation Zeit und Geld sparen

Immer mehr Firmen vertrauen den von INMAS mitentwickelten und vertriebenen Softwarelösungen CE-Ready und IntraNorma 4.0.

Die Einhaltung und Dokumentation der vielen Gesetze und Richtlinien ermöglicht kaum mehr einen klaren Überblick, schon gar nicht, weil immer mehr dazukommen – Willkommen im Normendschungel!

„Häufig entfallen rund 35 bis 40 Prozent des Aufwands für einen Auftrag auf die Dokumentation“, so die Aussage von Rainer Auerbach, Projektmanager unseres Kunden Georg Schünemann GmbH.

INMAS‘ Softwarelösung IntraNorma 4.0 unterstützt und hilft, den bürokratischen Aufwand bei der Produktentwicklung zu reduzieren. Damit ist gleichauf die Gewährleistung gegeben, mit den aktuellsten Normen und Standards zu arbeiten. „Unsere Produkte sind sehr sicher“, erklärt Auerbach.

Die Firma Schünemann arbeitet nun seit Jahren mit IntraNorma 4.0, die Softwarelösung für das Normenmanagement.
Er setzt auch unserer Software CE-Ready als Unterstützung für die Risikobeurteilung ein.

Schünemann hat Excel durch CE-Ready ersetzt: „Wir haben CE-Ready 2018 angeschafft, [dadurch] haben wir bei dem gesamten Prozess eine Zeitersparnis von 40 bis 50 Prozent.“

Bei jeglichen externen Prüfungen, die laufend mehr werden, sind diese Programme gerne gesehen, weil dadurch Sicherheit und Transparenz sehr schnell gesteigert werden – ein Genuss für jeden Prüfer.

Lesen Sie den vollständigen Artikel auf konstruktionspraxis.de.

Quelle:
Axel Kölling: „Mit automatisierter Dokumentation Zeit und Geld sparen“, https://www.konstruktionspraxis.vogel.de/mit-automatisierter-dokumentation-zeit-und-geld-sparen-a-942963, 04.08.2020

Projektmanagement bleibt in Mode

Sie kennen das mit der Mode? Was gestern noch „hipp“ war, ist heute schon „out“ und bestenfalls wird es dann im Schrank immer weiter nach hinten geschoben und irgendwann… wieder herausgeholt; „Gott sei Dank nicht weg geworfen sondern aufbewahrt“, denken sich die Konservativen, „Mist oder Yippie, ich hol mir für teures Geld das vor Zeiten abgelegte durch Neueinkauf zurück!“ sagen sich die ewig Neuzeitigen…

Ok, das war nicht ganz so ernst gemeint, aber ich sage Ihnen, was ich ganz ernst meine:

Der Projektleiter muss sich immer warm anziehen.

In unseren Schulungen merken wir, wie viel Verantwortung auf den Schultern der Projekt- und Teilprojektleiter liegt. Sie arbeiten meistens acht bis zehn Stunden und mehr. Das strategische Management schätzt ihren Wert als Erfüller und gerade deswegen werden ihre in Lenkungskreisen abgegebenen Ampelmeldungen selten ernst genommen. Die Personaldecken werden dünn und dünner, die Kickoffs und Planungszeiten immer kürzer. Nehmen Sie sich also die Zeit und sorgen Sie für einen wichtigen Kernprozessinhaber, mangelnde Planung und Kommunikation mit Sponsoren führt zu den größten Problemen im Änderungswesen. Die Nacherfüllung zur Pflicht und die kaufmännischen Verluste sind vorprogrammiert.

Der Projektleiter braucht regelmäßig neue Schuhe und Strümpfe.

Kalte Füße haben sie fast alle: Rechtsvorschriften, Veränderungen im Gesetzes- und Normenmanagement, zu wenig Kompetenz bei den anderen Fachprojektleitern, erkannte Termin-, Kosten-, Leistungserfüllungsrisiken und vorgeschlagene Maßnahmen, die nicht erfüllt oder aber nicht verfolgt werden! Zu löcherig sind die Stiefel. Die Dokumentationspflicht wird nicht erfüllt und damit gehen Beweise für das Kunden- und Lieferantenmanagement und Nachtrags- und Claimmanagement verloren. Denken Sie also an die Arbeitsschuhe mit den Stahlkappen und Socken gegen Frostbeulen: Wenn andere Ihnen auf den Füßen stehen, tut es mit einem guten Schuhwerk nicht so weh!

Projektleiter braucht eine robuste Hose

Die Projektleiter können zum Teil Ihre Projekte gar nicht effizient leiten, da moderne Softwarelösungen nicht vorhanden und redundante Datenbanken gepflegt werden. Der Projektleiter beherrscht die wichtigen Instrumente, das Reporting kostet aber schon 2 Stunden Arbeit am Tag, die Sitzungen nochmals zwei Stunden, und dann gibt es da noch die Kunden und Lieferanten mit Ihren individuellen Bedürfnissen. Unsere Teilnehmer beklagen immer wieder, dass der Arbeitstag zu 90% fremdgesteuert wird. Es bleiben oftmals nur 10% selbstgesteuerte Tätigkeiten.

Strukturiert Denken! Präventiv sein! Methoden der Konflikt- und Problemlösung beherrschen! Controlling! Stakeholder- und Risiken managen! Motivation und Lenkung von Teams! Führung ohne disziplinarische Verantwortung! Selbstmanagement und Prioritäten setzen! Das sind die Dinge die ein Projektleiter präventiv planen und täglich beherrschen muss.

Verzeihen Sie bitte, wenn ich dies so schreibe: Ein Blinder sieht, wo die Flicken auf die Hose müssen oder erkennt, wenn es einer neuen Hose bedarf. Sorgen Sie für eine Priorisierung! Aprospos:

Alles, was Sie derzeit als dringlich erkennen, haben Sie als Wichtiges vergessen.

Der Projektleiter braucht ein T-Shirt, Hemd oder eine Bluse.

Rosa, Hellblau oder Blütenweiß? Sie wissen, was der Projektleiter will oder fragen Sie ihn! Bitte schaffen Sie Vertrauen, Selbstbewusstsein und Schutz, damit die Farbe auch nach einer Woche noch erkennbar ist. Projektleiter beherrschen schnell die technischen Methoden, die anwendbar sind, selten erkennen sie aber Gefahren in ihrem Umgang und Handeln mit sich selbst oder mit anderen. Gerade Junge und Unerfahrene kennen nicht die Folgen, die aus Überlastung, Belastung oder Verdrängung entstehen. Burnout, Herzinfarkte und andere stressbedingte Krankheitsbilder sind nicht selten und verursachen sehr lange Abwesenheiten.

Der Projektleiter braucht einen Spiegel.

Er muss wissen, was noch fehlt, wie es aussieht, ob es passt.

So ist es auch mit dem Team und den Projektmitarbeitern. Ist neben der fachlichen Expertise auch ein hohes Maß an Empathie, Wertschätzung und Teamorientierung vorhanden? Sind schon früh Konflikte da oder mögliche zu erkennen? Ist die Interdisziplinarität gewährleitet? Einen Spiegel zu nutzen und ihn auch einzusetzen bei anderen sind wünschenswerte Fähigkeiten.

Bei uns im Kaufhaus:

Wir geben dem Projektleiter die Kleider, die er braucht. In den Seminaren wird die notwendige Methodik des Projektmanagements in den wichtigsten harten und weichen Kompetenzfeldern im Workshop (Technische Projekte leiten) vermittelt.

Einige weitere Kleidungsstücke und paar Accessoires zu den haben wir auch noch…

Die Liste der zu pflegenden oder neu zu erwerbenden Dinge kann ergänzt werden.

Senden Sie Ihre Projektleiter in Schulungen, hier werden die wichtigsten Outfits zusammengestellt und schaffen Sie Raum für Veränderung in Ihrem Unternehmen…

P.S.: Als ich vor Jahren in San Francisco (USA) ein Vocational Training Center besuchte, war am Ausgang ein großer Spiegel angebracht auf dem stand:

ARE YOU DRESSED FOR WORK?

 

P.P.S: Und das sind Normen, die Sie als Projektleitung kennen sollten:

DIN-Normenreihe „Projektmanagement“

Anfang 2009 sind im DIN unter dem Obertitel „Projektmanagement“ folgende Normblätter erschienen:

  • DIN 69900       Netzplantechnik
  • DIN 69901-1    Projektmanagementsysteme – Grundlagen
  • DIN 69901-2    Projektmanagementsysteme – Prozesse
  • DIN 69901-3    Projektmanagementsysteme – Methoden
  • DIN 69901-4    Projektmanagementsysteme – Daten
  • DIN 69901-5    Projektmanagementsysteme – Begriffe
  • DIN ISO 10006 Qualitätsmanagement/Leitfaden für Qualitätsmanagement in Projektmanagement
  • DIN ISO 21500 Leitlinien Projektmanagement
  • DIN ISO 21503 Projekt-, Programm- und portfoloio/Leitlinien zum Programmmanagement
  • DIN ISO 31000 Risikomanagment-Leitlinien

Für weitere Informationen und Normen für spezielle Aufgabengebiete, stehen wir gerne zur Verfügung.

INMAS – IST-Aufnahme

Sie möchten Ihre Verwaltungskosten senken, Sie möchten nicht unnötig teure Software für die Normenverwaltung kaufen und dann damit allein gelassen werden?

Mit INMAS läuft das anders: Wir stellen Ihren wirklichen Bedarf fest!!

INMAS wird die normative Struktur, die Umsetzung der Normung und die Erfahrung in der Anwendung der Normung in einer IST-Aufnahme aufnehmen.

INMAS stellt folgende Schwerpunkte dar: Sichtung und Beurteilung der vorhandenen Stammdaten, normative Aktualität innerhalb der Stammdaten, Einflussnahme normativer Prozesse auf Unternehmensstrukturen, Normenmanagement – insbesondere Werknormen, Untersuchung des Änderungsdienstes – Überwachung des Normenbestandes.

Bevor teure Software angeschafft wird, sollte dieser Prozess unbedingt durchgeführt werden!

IntraNorma


Ihr Tool mit Durchschlagkraft im Normendschungel

Als Anwender von Normen stehen Sie oft vor einem Berg an Informationen. Meistens müssen Sie unter Zeitdruck entscheiden, welche Normen für Ihr Unternehmen und Ihre Produkte relevant sind.

IntraNorma, unser Informations- und Normenverwaltungsprogramm, bietet Ihnen eine leicht verständliche Zusammenfassung der Norm und eine Normenhistorie mit allen Vorgänger- und Nachfolgernormen. Kurze, prägnante und maßgeschneiderte Informationen erleichtern Ihnen dabei das Arbeiten.

IntraNorma hilft Ihnen dabei, den Überblick im Normendschungel zu behalten und auch wichtige Normenänderungen stets im Blick zu haben. Zusammen mit unseren Dienstleistungen als externe Normenstelle bleiben Ihre Datenbanken so auf dem aktuellen Stand von Wissenschaft und Technik.

Leistungsumfang von IntraNorma:

  • Abruf von Detailinformationen zum Regelwerk
  • Übersicht der Vorgänger und Nachfolger
  • Kurzbeschreibungen der Normen
  • Auf einen Blick: Übersicht der Änderungen zum Vormonat
  • Strukturierung der Regelwerke in Mappen
  • Detaillierte Suchfunktion
  • Anlegen von Normenfavoriten
  • Nutzer können den Normen Merkmale zuweisen
  • Werknormeditor
  • Mehrsprachigkeit
  • Verknüpfung mit CE-Ready möglich

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Dank des modularen Aufbaus von IntraNorma entscheiden Sie, wie Ihre Normen dargestellt werden. Außerdem können Sie für jeden Benutzer bestimmen, auf welche Normen er zugreifen kann.

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INMAS Institut für Normenmanagement GmbH & PC-Force GmbH präsentieren CE-Ready, das integrierte CE Managementsystem für mehr Maschinensicherheit, mehr Rechtssicherheit und mehr Standardisierung für Hersteller und Betreiber. Jetzt mit Managementfunktionen für überwachungsbedürftige Maschinen und Anlagen sowie einem Betriebsanweisungsverwaltungs- und Unterweisungssystem.

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