KI im Projektmanagement: Produktiver Einsatz von KI in Projekten
Frank Meyer, Trainer für Prozessmanagement bei der INMAS, gibt im Interview mit dem VDI Wissensforum konkrete Praxistipps für den effizienten Einsatz von KI im Projektmanagement an die Hand.
Generative KI hat in vielen Unternehmen die Testphase längst hinter sich gelassen – doch wie wird aus dem Einsatz von KI ein echter, produktiver Mehrwert im Projektalltag? Unser KI-Experte Frank Meyer hat dazu im Interview mit dem VDI Wissensforum Stellung bezogen und teilt seine Erfahrungen aus der Praxis: Von der richtigen Tool-Auswahl über die entscheidenden Kompetenzen für Projektleitungen bis hin zu den größten Stolperfallen im Umgang mit KI-generierten Inhalten.
Vom Test zum produktiven KI-Einsatz: Worauf es ankommt
Für Frank Meyer beginnt produktiver KI-Einsatz mit der Wahl eines leistungsfähigen Modells. Häufig setzen Unternehmen auf den MS Copilot – oft jedoch mit spürbaren Einschränkungen, die sich negativ auf die Performance auswirken und so die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden schmälern. Ebenso wichtig sind aus seiner Sicht gezielte Schulungen zum Umgang mit KI-Modellen.
Ein wichtiger Aspekt, der in der Praxis häufig zu kurz kommt: Ein durchdachtes Kommunikationskonzept im Sinne eines echten Change-Managements. Wer bestehende Ängste und Vorbehalte in der Belegschaft nicht aktiv adressiert, riskiert, dass selbst gute KI-Tools nicht angenommen werden.
In welchen Projektphasen KI den größten Mehrwert liefert
Den größten Nutzen sieht Meyer aktuell in der Initiierungs- und Planungsphase eines Projekts – dort, wo aus dem „weißen Blatt Papier“ eine vollständige Projektplanung entstehen muss. Konkrete Beispiele aus der Praxis sind die Analyse umfangreicher Lastenhefte sowie ein ergänzender Input bei der Risikoanalyse. Gerade in dieser frühen, oft zeitintensiven Planungsphase kann KI Projektteams spürbar entlasten.
Mensch und KI im Projektmanagement: Klare Rollenverteilung
Ob Ideenentwicklung, Projektstrukturplan oder Kommunikationsstrategie für Stakeholder – KI kann in vielen Aufgaben eine wertvolle Assistenz sein. Trotzdem betont Meyer: Die entscheidende Rolle muss immer beim Menschen bleiben. Jedes KI-generierte Ergebnis muss inhaltlich geprüft und mindestens im Detail angepasst werden, um dem Risiko des „Halluzinierens“ zu begegnen. In der Praxis hat sich dafür der Begriff des „Kuratierens“ von KI-Inhalten etabliert – ein Prozess, den jede Projektleitung fest in ihren Arbeitsalltag integrieren sollte.
Typische Fehleinschätzungen im Umgang mit Generativer KI
Eine der größten Gefahren im Projektalltag beschreibt Meyer so: „Was plausibel klingt = korrekt.“ Wird beispielsweise nach einer konkreten Norm oder einem Gesetzesartikel gefragt, liefert die KI oft eine selbstsicher formulierte Antwort – die im Detail, etwa bei Nummerierung, Stand oder Wortlaut, falsch sein kann. Das Tückische daran: Der Text signalisiert keine Unsicherheit, obwohl sie besteht. Wer die richtige Antwort nicht ohnehin kennt, erkennt den Fehler nicht. Meyers klare Empfehlung: Gerade bei Paragraphen, Normziffern und Fundstellen ist der Abgleich mit der Primärquelle unverzichtbar.
Welche Kompetenzen Projektleitungen jetzt aufbauen sollten
Damit KI im Projektmanagement wirklich effizient und produktiv eingesetzt werden kann, braucht es laut Meyer ein grundlegendes Verständnis dafür, wie mit KI operativ gearbeitet wird – das gilt für Projektleitungen ebenso wie für ihre Teams. Dazu zählen etwa Prompt-Techniken sowie das gezielte Anlegen von „Rollen“, aus denen heraus die KI agieren soll. Erst durch die eigene, praktische Anwendung entwickelt sich ein Gespür dafür, wie sinnvoller KI-Einsatz im eigenen Projekt konkret aussehen kann.
Der erste Schritt: So starten Unternehmen erfolgreich mit KI im Projektmanagement
Für Unternehmen, die morgen mit KI im Projektmanagement starten wollen, empfiehlt Meyer einen zweigleisigen Ansatz. Langfristig sollte das Ziel eine hauseigene, mit internen Daten trainierte und nach außen abgeschottete KI-Lösung sein. Als Brückentechnologie und sinnvolle Ergänzung eignen sich schon heute leistungsfähige KI-Modelle, die deutlich über die Möglichkeiten von MS Copilot hinausgehen.
Um Datensicherheit und Leistungsfähigkeit in Einklang zu bringen, verweist Meyer auf KI-Plattformen wie „Langdock“, „My GPT“ oder „ZIVE“. Ihr großer Vorteil aus Unternehmenssicht: Die Bereitstellung erfolgt über Server in Deutschland und Europa statt auf US-amerikanischen Servern. Für Mitarbeitende bringt dieser Ansatz zudem den Vorteil, zwischen verschiedenen leistungsfähigen KI-Modellen und Anbietern wählen zu können, statt sich auf eine einzelne, oft unzulängliche Lösung wie ChatGPT zu beschränken.
Fazit: KI als Assistenz, der Mensch als Entscheider
Das Interview mit Frank Meyer macht deutlich: Erfolgreicher KI-Einsatz im Projektmanagement ist kein Selbstläufer. Er braucht leistungsfähige Tools, gezielte Schulungen, ein durchdachtes Change-Management – und vor allem Projektleitungen und Teams, die KI-generierte Inhalte kompetent einordnen und kuratieren können. Wer diese Bausteine zusammenbringt, schafft die Grundlage dafür, dass aus ersten Experimenten ein nachhaltiger, produktiver Mehrwert für Projekte wird.
KI im Projektmanagement richtig einsetzen – INMAS zeigt Ihnen wie
In unserem Kooperations-Seminar mit dem VDI-Wissensforum „KI im Projektmanagement“ erfahren Sie, wie KI als intelligente Unterstützung im Projektmanagement eingesetzt werden kann, wie Sie Informationen schneller strukturieren, wiederkehrende Aufgaben automatisieren und komplexe Zusammenhänge besser durchdringen. Zudem lernen Sie, wie Sie die richtigen KI-Tools auswählen und in Projektprozesse integrieren. Mehr Informationen zum INMAS-Seminar finden Sie hier.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie KI Ihr Projektmanagement voranbringen kann? Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie gerne bei der Etablierung und dem sinnvollen Einsatz von KI in Ihren Projekten.
