Was steht im Projektmanagementhandbuch
Ihr Werkzeugkasten für Prozesse und Methoden
Seien Sie ehrlich, auch in Ihrem Unternehmen gab es schon abteilungsübergreifende Projekte, bei denen die Abteilungen irgendwie aneinander vorbei arbeiteten. Um das ursprüngliche Ziel wieder klarzumachen, brauchte es mehrere Besprechungen, das ganze Projekt zog sich in die Länge und kostete alle Beteiligten Nerven und Ihrem Unternehmen bares Geld.
Mit diesem Szenario sind Sie nicht allein. Wir finden diese Situation regelmäßig bei unseren Kunden vor, die wir zum Projektmanagement berate. Dabei gibt es eine verhältnismäßig einfache und vor allem nachhaltige Lösung für dieses Problem: ein Projektmanagementhandbuch (PMH). Hier erfahren Sie alle wichtigen Infos zu diesem — unserer Meinung nach essentiellen — Hilfsmittel.
Das steht im Projektmanagementhandbuch
Das PMH ist die systematische Darstellung aller unternehmens- und projektspezifischen Methoden. Es ist Teil Ihres Gesamt-Management-Handbuchs. Es wird regelmäßig aktualisiert und lebt vom Feedback der Anwender. Dank des Standards entstehen einheitliche Arbeitsergebnisse zwischen den Abteilungen, die sich problemlos zusammenfügen lassen. Diese Themen werden in einem PMH abgedeckt:
- Einleitendes Statement der Unternehmens-/Abteilungsführung
- Einheitliche Begriffsdefinitionen
- Klassifizierung und Priorisierung von Projekten
- Verbindliche Vorgehensmodelle
- Prozessbeschreibung und Verfahrensanweisungen für Projektprozesse
- Detailierung des Änderungsmanagements
- Risikoanalyse
- Anforderungen an das Informations- und Berichtswesen
- Festlegung von Controlling-Methoden
- Einsatz von EDV für das Projektmanagement (Software, Datenformate)
- Lessons Learned und Abschlussberichte
- Standardisierte Checklisten
- Glossar für branchen- und unternehmensspezifische Ausdrücke
Welche Bestandteile das Projektmanagementhandbuch in welchem Umfang behandelt, ist natürlich ganz von den Bedürfnissen Ihres Unternehmes abhängig.
Do’s and Don’ts
Nun da geklärt ist, wozu ein Projektmanagementhandbuch dient und was darin steht, geht es darum, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, damit sich Ihr Handbuch überhaupt in Ihrem Unternehmen etablieren kann.
Don’t:
Es gibt Fachverlage, die fertige PMHs verkaufen. Eine scheinbar schnelle und einfache Lösung. Da ein gekauftes Handbuch aber möglichst viele Bedürfnisse abdecken will, ist es sehr allgemein gehalten. Der Umfang und die vagen Inhalte schrecken Ihre Mitarbeiter ab und am Ende verstaubt das Buch in einer Schublade.
Do:
Ein vorgefertigtes PMH sollte wie eine Vorlage für den eigenen Leitfaden verwendet werden, nicht als Leitfaden an sich. Ein Handbuch genau für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu erstellen, bedeutet zwar zusätzlichen Aufwand. Doch langfristig (er)sparen Sie sich damit unzählige Meetings zur Projektkoordination und -organisation und den Rückfall der Organisation in eingefahrene Pfade.
Don’t:
Ein Mitarbeiter oder eine ganze Abteilung haben sich hingesetzt und ein Handbuch erstellt. Aber bei den Kollegen aus den anderen Abteilungen findet es keinen Anklang. Die einen halten es eine gute Idee, haben aber ihre eigenen, gewohnten Methoden. Andere halten das Handbuch sogar für eine störende Einmischung in ihren Arbeitsalltag. Die Geschäftsführung könnte schlichten, aber nach einer ursprünglichen Zustimmung zur Erstellung hat sie sich nicht mehr mit dem Thema befasst. Es wird akzeptiert, dass das Handbuch nicht gut im Unternehmen ankommt und es verstaubt in der Schublade.
Do:
Fehlende Akzeptanz und Unterstützung sind die Sargnägel für Change im Unternehmen. Für das PMH ist das nicht anders. Gerade die Rückendeckung der Geschäftsführung ist bei der Erstellung und Etablierung doppelt grundlegend. Das PMH soll später abteilungsübergreifend verwendbar sein, deshalb braucht es in der Projektgruppe jemanden, der die Bedürfnisse der anderen Abteilungen im Blick hat. Gleichzeitig gibt die Unterstützung dem Handbuch mehr Legitimität und die anderen Abteilungen sehen es weniger als eine Einmischung. Texte in einfacher und verständlicher Sprache erleichtern die Einführung zusätzlich.
Don’t:
In einem Versuch, für alle Eventualitäten gewappnet sein zu wollen, schaffen Sie Vorgaben für jedes erdenkliche Szenario. Selbst wenn sie wahrscheinlich nie eintreten. Ihr PMH wächst und wächst und ist schließlich genau so umfangreich und vage, wie das gekaufte Handbuch und kein Mitarbeiter mag es mehr aufschlagen. Es verstaubt in der Schublade.
Do:
Wollen Sie jede mögliche Begebenheit regeln, ersticken Sie schnell in einem Gewirr aus Vorgaben. Akzeptieren Sie, dass Sie nicht jedes Projektszenario abdecken können, sondern konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und Wahrscheinliche. Viel wichtiger ist der Praxisbezug auf den Unternehmensalltag.
Schlussfolgerung
Ob digital oder analog: Wird ein Projektmanagementhandbuch nicht genutzt, bleibt das Endergebnis dasselbe. Es lässt sich nur wohlbedacht und über einen längeren Zeitraum in Ihrem Unternehmen integrieren. Der positive Effekt auf Ihr Projektmanagement wiegt die Arbeit jedoch allemal auf.
