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Halbzeit bei PM Change

„Wir wünschen uns eine Veränderung im Bereich Zentrale Technik.“
„Wir wollen mehr Effizienz und Effektivität bei der Abwicklung unserer technischen Projekte!“

So die einhellige Meinung aller Mitarbeiter und des Vorstands. Mit der INMAS werden nun bis Ende des Jahres die Prozesse des Projektmanagements bei frischli in Rehburg-Loccum neu aufgestellt, neue Methoden an zwei Pilotprojekten ausprobiert und das alles in Form eines elektronischen Projekthandbuchs und durch einen interaktiven Eckpunkteplan dokumentiert.

Wir freuen uns über die gelungene Zusammenfassung unseres Projektes in der „Milchzeitung“ des Unternehmens (Klicken Sie das Bild unten).

Wir bedanken uns an dieser Stelle besonders für das immense Vertrauen und die tolle Leistung des Teams.
Alle Ziele, die bis zum Juni 22 aufgezeigt waren, wurden pünktlich erreicht.

Komplexe Aufgaben sicher beherrschen

Projekte erfolgreich planen und realisieren

Je komplexer und digitaler die Technologien werden, umso mehr wachsen auch die Anforderungen an die zielgerichtete Projektplanung und -realisation. Um der Rolle gerecht zu werden, muss die Projektleitung stets den Überblick über den Verlauf und die Ressourcen des Projekts behalten. Nur so können sie bei Abweichungen oder Herausforderungen mit geeigneten Maßnahmen entgegensteuern. „Projektmanagement ist ein facettenreiches Aufgabenfeld. Es beginnt bei der Klärung der Zielsetzung, umfasst u. a. Punkte wie eine Ressourcen- und Kostenkalkulation, geht bis zur transparenten Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern und schließt auch die Dokumentation des gesamten Projekts mit ein“, so Dirk Nagels , Geschäftsführer, Berater und Trainer bei der INMAS GmbH und Autor des Technical Online Courses (TOC) „Methoden des technischen Projektmanagements“ des VDI Wissensforums.


Von der Initiierung bis zum Projektabschluss

Die Steuerung technischer Projekte kann sehr komplex sein – ab einer gewissen Größe und Komplexität werden sie auch gerne als „Unternehmen im Unternehmen“ betitelt. Darum ist es wichtig, frühzeitig alle relevanten Informationen und involvierten Gruppen zu kennen. Der zentrale Planungsbaustein ist der Projektstrukturplan, kurz PSP. Die hierarchische Darstellung aller Arbeitspakte im Projekt dient später der Termin-, Ressourcen-, Kosten- und Leistungsumfangplanung. „Der PSP sollte als lebendes Dokument verstanden werden, welches im Laufe des Projekts immer wieder angepasst wird“, sagt Nagels. „So wird stets der aktuelle Stand abgebildet und zudem für Transparenz gesorgt. Die nötige Flexibilität darf hierbei trotz aller Planung nicht fehlen.“

Zu Beginn kann zudem eine Stakeholder-Analyse nützlich sein. Die Stakeholder sind interessierte oder durch das Projekt betroffene Personen, die ins Boot geholt werden müssen. Sie aus der Rolle des Betroffenen in die Rolle eines Beteiligten zu heben, stärkt ihre Akzeptanz und ihren Einsatz für das Projekt. Dafür ist eine transparente Kommunikation unumgänglich. Um diese Transparenz und einen Überblick zu wahren, muss eine Dokumentation vereinbarter Ziele und Maßnahmen stattfinden. Es ist ratsam, dass der Projektleiter mit dem Auftraggeber konkrete Zahlenwerte abstimmt, die bei der Eingrenzung von Projektumfang, der strategischen Bedeutung und der Wirtschaftlichkeit des Projekts helfen. Auch die finale Dokumentation nach Projektabschluss stellt sicher, dass bis zum Schluss keine offenen Punkte, Anforderungen oder sogar Mängel unbearbeitet bleiben.


Risiken als Chancen sehen

Projektmanagement bedeutet zudem, sich permanent neuen Herausforderungen zu stellen. Dazu gehören Änderungen im Projekt, die trotz aller sorgfältigen Planung immer auftreten können. Eine Risikoanalyse vorab, in der Risiken und konkrete Gegenmaßnahmen benannt werden, kann Abhilfe schaffen. Wird ein Risiko vorzeitig entdeckt und als Chance gesehen, können Maßnahmen abgeleitet oder vorbereitet werden. Dazu werden alle Risiken aufgelistet und nach Wahrscheinlichkeit priorisiert. Dies gibt die Möglichkeit, eine bewusste präventive Fehlerkultur zu etablieren und Raum für offene Kommunikation zu schaffen.

Die Arbeit auf Distanz, der Paradigmenwechsel in der Führung von agilen Teams und somit der erste Schritt in das Thema New Work gehören aktuell ebenso in dieses Umfeld wie sich verändernde, agile Teamstrukturen und das mobile Arbeiten aus dem Homeoffice. Diese Faktoren lassen die Anforderungen an eine gute Organisation und Kommunikation weiterwachsen. „Neben Kenntnissen im Projektmanagement sind daher auch Soft Skills im Bereich Führung, Kommunikation und Organisation von Vorteilen“, so Nagels.

 

Externe Links:

VDI Wissensforum: „Komplexe Aufgaben sicher beherrschen“, https://www.vdi-wissensforum.de/news/komplexe-aufgaben-sicher-beherrschen/, 10.01.2022
VDI Wissensforum: „Methoden des technischen Projektmanagements“, https://www.vdi-wissensforum.de/technical-online-course/methoden-des-technischen-projektmanagements/, 10.01.2022

Seminare-on-Demand

Sie planen Ihre Weiterbildung für 2022? Lassen Sie uns Ihr Partner im lebenslangen Lernen werden!

Wir bieten Online-Seminare, Blended-Learning-Konzepte, Präsenzschulungen (als offene Seminare zum Austausch über Unternehmensgrenzen hinweg) oder im unternehmensspezifischen Inhouse-Format (für die Besprechung Ihrer eigenen Fallbeispiele). Natürlich stehen wir Ihnen auch als Coach für Einzelpersonen oder im Team zur Seite!

Suchen Sie sich Ihr Thema für die Zukunft:

  • CE-Konformität
  • Risikomanagement
  • Normenmanagement
  • Technical Compliance
  • Prozessmanagement
  • Qualitätsmanagement
  • Projektmanagement
  • Agiles Projektmanagement
  • Claim- und Änderungs-Management
  • Innovationsmanagement
  • Konfliktmanagement
  • Kommunikation
  • Führung
  • Vom Kollegen zur Führungskraft

INMAS hat über 50 branchenübergreifende Referenzen im Bereich Inhouse und hat 2021 über 150 Trainingstage erfolgreich gestaltet und durchgeführt.

Sprechen Sie uns an, wir erstellen gerne ein spezifisches Angebot oder buchen Sie uns direkt bei unseren Kooperationspartnern.

Akkreditierte Trainings (Externe Links)

Innovation als Kernprozess

Die nachhaltige Entwicklung eines Unternehmens ist stark abhängig von der Innovationskraft und der Veränderungsfähigkeit seiner Organisation und der dort beschäftigten Menschen. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, braucht es ein organisatorisches Umdenken und eine deutliche Kulturveränderung.
Wir dürfen uns fragen: Ist Innovation ein Kernprozess?

Na klar! Und damit kann in jede Unternehmens-Prozessarchitektur ein solcher Prozess integriert werden.

Dabei gilt es wie bei jedem Prozess, die gewünschten Input-Kanäle und Formate als auch den Output zu bestimmen. Die Lenkung des Prozesses, die Verantwortung, die Mitarbeit und die Informationsflüsse werden reguliert und die entsprechenden Prozesskennzahlen durch die Leitung definiert. Die Methoden des Projektmanagements bieten einen optimalen Werkzeugkasten für die Innovationsentwickler und Treiber und werden bedarfsspezifisch eingesetzt. Dabei können Ansätze des Agilen Projektmanagements und des Design-Thinking angewendet werden. Außerdem wichtig für die Geschäftsführung: Budgetplanung und Budgetvergaben werden effizienter realisiert und sind für den Mitarbeiter transparenter. Der externe und interne Kunde steht im Mittelpunkt des Innovationsprozesses! Wertschöpfung hat auch mit Wertschätzung zu tun!

Wir von INMAS kennen natürlich die ISO 56002. Wir passen diesen globalen Standard für Innovationsmanagement maßgeschneidert an ihr Unternehmen an.

Fragen Sie uns nach unseren Referenzen oder besuchen Sie eines unserer Seminare bei unserem Kooperationspartner TÜV NORD (Innovations-/ChangeExpert).


Externe Links:

TÜV NORD AG: „Webinar: Innovations- und Changemanagement – Grundlagen“, https://www.tuev-nord.de/de/weiterbildung/seminare/webinar-innovations-und-changemanagement-grundlagen-a/, 15.12.2021

Es lebe das virtuelle Klassenzimmer!

Seit dem Jahr 2000 arbeiten wir mit IT-gestützten Lernumgebungen und probieren sie aus.

Manhattan Virtual Classroom“ war eine erste anwendbare Lösung mit durchaus einsetzbarer Funktionalität. Im Rahmen der Industriemeisterausbildung 2000 und in dem BiBB Modellversuch PALME (Prozessintegrierte Anpassungsbildung mit modernen Medien, gefördert vom BMBF und ESF) wurden erste Erfolge erzielt. In den letzten Jahren haben wirkliche Quantensprünge in der IT stattgefunden: Kamera- und Mikrofon-Technik, Übertragungsqualität, Arbeitsspeicher, Grafikkarten Ausrüstung der Computer und intuitiv erlernbare Programme sind mit den Anforderungen gewachsen.

Besuchen Sie also unsere virtuellen Seminare, wir garantieren Qualität. Und dabei verlassen wir uns auch auf unseren kompetenten Kooperationspartner, das VDI Wissensforum aus Düsseldorf.

Beachten Sie unsere Autorenschaft im Bereich des Projektmanagements. Aber auch Themen wie Kommunikation, Präsentieren sowie Moderieren und Konflikte managen können in den Grundlagen digital problemlos behandelt werden. Durch neueste Technologie kommt das Zwischenmenschliche, dass bei Soft-Skill-Weiterbildungen immens wichtig ist, nicht zu kurz. In virtuellen Umgebungen wird durch uns und weitere Kollegen ein Coaching ermöglicht. Ein Blended Learning Konzept bietet darüber hinaus die Möglichkeit individuelle Stärken weiter auszubauen, Schwächen zu erkennen und diese als Chance zur Veränderung zu sehen.

In der Interaktion mit unseren Medien wird der Grad der Selbstreflexion erhöht und die Basis für eine Entwicklung als Führungskraft gelegt. Lernen passiert in emotionaler Umgebung. Mit den Stories unserer Onlinekurse begibt sich der Teilnehmer in die Welt eines Abenteuers. Interaktive Unterstützung und intuitive methodische Bedienung aktiviert das Lernen in der für den Nutzer selbst gewählten Geschwindigkeit.

Da die Lernwelt eine geschützte Umgebung bietet, ist es natürlich, dass der Teilnehmer seine Fehler und Erfolge bewertet und vom System rückgemeldet bekommt. Somit ist die Teilnahme an einem virtuellen Onlinekurs ein Trigger für die weitere nachhaltige Entwicklung des persönlichen Kommunikations- und Führungsverhaltens. Die Arbeit im Projektmanagement auf Distanz, der Paradigmenwechsel in der Führung von agilen Teams und somit der erste Schritt in das Thema New Work wird mit unseren Medien gelingen.

Wir freuen uns natürlich auch auf Ihre Präsenz in unseren Seminaren als Inhouse oder offene Veranstaltungen im Hotel oder bei Ihnen an Ihrem Unternehmenssitz (dies alles unter Beachtung der einschlägigen Vorgaben zur Vermeidung von Infektionen).

 

Externe Links:

 

Projektmanagement bleibt in Mode

Sie kennen das mit der Mode? Was gestern noch „hipp“ war, ist heute schon „out“ und bestenfalls wird es dann im Schrank immer weiter nach hinten geschoben und irgendwann… wieder herausgeholt; „Gott sei Dank nicht weg geworfen sondern aufbewahrt“, denken sich die Konservativen, „Mist oder Yippie, ich hol mir für teures Geld das vor Zeiten abgelegte durch Neueinkauf zurück!“ sagen sich die ewig Neuzeitigen…

Ok, das war nicht ganz so ernst gemeint, aber ich sage Ihnen, was ich ganz ernst meine:

Der Projektleiter muss sich immer warm anziehen.

In unseren Schulungen merken wir, wie viel Verantwortung auf den Schultern der Projekt- und Teilprojektleiter liegt. Sie arbeiten meistens acht bis zehn Stunden und mehr. Das strategische Management schätzt ihren Wert als Erfüller und gerade deswegen werden ihre in Lenkungskreisen abgegebenen Ampelmeldungen selten ernst genommen. Die Personaldecken werden dünn und dünner, die Kickoffs und Planungszeiten immer kürzer. Nehmen Sie sich also die Zeit und sorgen Sie für einen wichtigen Kernprozessinhaber, mangelnde Planung und Kommunikation mit Sponsoren führt zu den größten Problemen im Änderungswesen. Die Nacherfüllung zur Pflicht und die kaufmännischen Verluste sind vorprogrammiert.

Der Projektleiter braucht regelmäßig neue Schuhe und Strümpfe.

Kalte Füße haben sie fast alle: Rechtsvorschriften, Veränderungen im Gesetzes- und Normenmanagement, zu wenig Kompetenz bei den anderen Fachprojektleitern, erkannte Termin-, Kosten-, Leistungserfüllungsrisiken und vorgeschlagene Maßnahmen, die nicht erfüllt oder aber nicht verfolgt werden! Zu löcherig sind die Stiefel. Die Dokumentationspflicht wird nicht erfüllt und damit gehen Beweise für das Kunden- und Lieferantenmanagement und Nachtrags- und Claimmanagement verloren. Denken Sie also an die Arbeitsschuhe mit den Stahlkappen und Socken gegen Frostbeulen: Wenn andere Ihnen auf den Füßen stehen, tut es mit einem guten Schuhwerk nicht so weh!

Projektleiter braucht eine robuste Hose

Die Projektleiter können zum Teil Ihre Projekte gar nicht effizient leiten, da moderne Softwarelösungen nicht vorhanden und redundante Datenbanken gepflegt werden. Der Projektleiter beherrscht die wichtigen Instrumente, das Reporting kostet aber schon 2 Stunden Arbeit am Tag, die Sitzungen nochmals zwei Stunden, und dann gibt es da noch die Kunden und Lieferanten mit Ihren individuellen Bedürfnissen. Unsere Teilnehmer beklagen immer wieder, dass der Arbeitstag zu 90% fremdgesteuert wird. Es bleiben oftmals nur 10% selbstgesteuerte Tätigkeiten.

Strukturiert Denken! Präventiv sein! Methoden der Konflikt- und Problemlösung beherrschen! Controlling! Stakeholder- und Risiken managen! Motivation und Lenkung von Teams! Führung ohne disziplinarische Verantwortung! Selbstmanagement und Prioritäten setzen! Das sind die Dinge die ein Projektleiter präventiv planen und täglich beherrschen muss.

Verzeihen Sie bitte, wenn ich dies so schreibe: Ein Blinder sieht, wo die Flicken auf die Hose müssen oder erkennt, wenn es einer neuen Hose bedarf. Sorgen Sie für eine Priorisierung! Aprospos:

Alles, was Sie derzeit als dringlich erkennen, haben Sie als Wichtiges vergessen.

Der Projektleiter braucht ein T-Shirt, Hemd oder eine Bluse.

Rosa, Hellblau oder Blütenweiß? Sie wissen, was der Projektleiter will oder fragen Sie ihn! Bitte schaffen Sie Vertrauen, Selbstbewusstsein und Schutz, damit die Farbe auch nach einer Woche noch erkennbar ist. Projektleiter beherrschen schnell die technischen Methoden, die anwendbar sind, selten erkennen sie aber Gefahren in ihrem Umgang und Handeln mit sich selbst oder mit anderen. Gerade Junge und Unerfahrene kennen nicht die Folgen, die aus Überlastung, Belastung oder Verdrängung entstehen. Burnout, Herzinfarkte und andere stressbedingte Krankheitsbilder sind nicht selten und verursachen sehr lange Abwesenheiten.

Der Projektleiter braucht einen Spiegel.

Er muss wissen, was noch fehlt, wie es aussieht, ob es passt.

So ist es auch mit dem Team und den Projektmitarbeitern. Ist neben der fachlichen Expertise auch ein hohes Maß an Empathie, Wertschätzung und Teamorientierung vorhanden? Sind schon früh Konflikte da oder mögliche zu erkennen? Ist die Interdisziplinarität gewährleitet? Einen Spiegel zu nutzen und ihn auch einzusetzen bei anderen sind wünschenswerte Fähigkeiten.

Bei uns im Kaufhaus:

Wir geben dem Projektleiter die Kleider, die er braucht. In den Seminaren wird die notwendige Methodik des Projektmanagements in den wichtigsten harten und weichen Kompetenzfeldern im Workshop (Technische Projekte leiten) vermittelt.

Einige weitere Kleidungsstücke und paar Accessoires zu den haben wir auch noch…

Die Liste der zu pflegenden oder neu zu erwerbenden Dinge kann ergänzt werden.

Senden Sie Ihre Projektleiter in Schulungen, hier werden die wichtigsten Outfits zusammengestellt und schaffen Sie Raum für Veränderung in Ihrem Unternehmen…

P.S.: Als ich vor Jahren in San Francisco (USA) ein Vocational Training Center besuchte, war am Ausgang ein großer Spiegel angebracht auf dem stand:

ARE YOU DRESSED FOR WORK?

 

P.P.S: Und das sind Normen, die Sie als Projektleitung kennen sollten:

DIN-Normenreihe „Projektmanagement“

Anfang 2009 sind im DIN unter dem Obertitel „Projektmanagement“ folgende Normblätter erschienen:

  • DIN 69900       Netzplantechnik
  • DIN 69901-1    Projektmanagementsysteme – Grundlagen
  • DIN 69901-2    Projektmanagementsysteme – Prozesse
  • DIN 69901-3    Projektmanagementsysteme – Methoden
  • DIN 69901-4    Projektmanagementsysteme – Daten
  • DIN 69901-5    Projektmanagementsysteme – Begriffe
  • DIN ISO 10006 Qualitätsmanagement/Leitfaden für Qualitätsmanagement in Projektmanagement
  • DIN ISO 21500 Leitlinien Projektmanagement
  • DIN ISO 21503 Projekt-, Programm- und portfoloio/Leitlinien zum Programmmanagement
  • DIN ISO 31000 Risikomanagment-Leitlinien

Für weitere Informationen und Normen für spezielle Aufgabengebiete, stehen wir gerne zur Verfügung.