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Komplexe Aufgaben sicher beherrschen

Projekte erfolgreich planen und realisieren

Je komplexer und digitaler die Technologien werden, umso mehr wachsen auch die Anforderungen an die zielgerichtete Projektplanung und -realisation. Um der Rolle gerecht zu werden, muss die Projektleitung stets den Überblick über den Verlauf und die Ressourcen des Projekts behalten. Nur so können sie bei Abweichungen oder Herausforderungen mit geeigneten Maßnahmen entgegensteuern. „Projektmanagement ist ein facettenreiches Aufgabenfeld. Es beginnt bei der Klärung der Zielsetzung, umfasst u. a. Punkte wie eine Ressourcen- und Kostenkalkulation, geht bis zur transparenten Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern und schließt auch die Dokumentation des gesamten Projekts mit ein“, so Dirk Nagels , Geschäftsführer, Berater und Trainer bei der INMAS GmbH und Autor des Technical Online Courses (TOC) „Methoden des technischen Projektmanagements“ des VDI Wissensforums.


Von der Initiierung bis zum Projektabschluss

Die Steuerung technischer Projekte kann sehr komplex sein – ab einer gewissen Größe und Komplexität werden sie auch gerne als „Unternehmen im Unternehmen“ betitelt. Darum ist es wichtig, frühzeitig alle relevanten Informationen und involvierten Gruppen zu kennen. Der zentrale Planungsbaustein ist der Projektstrukturplan, kurz PSP. Die hierarchische Darstellung aller Arbeitspakte im Projekt dient später der Termin-, Ressourcen-, Kosten- und Leistungsumfangplanung. „Der PSP sollte als lebendes Dokument verstanden werden, welches im Laufe des Projekts immer wieder angepasst wird“, sagt Nagels. „So wird stets der aktuelle Stand abgebildet und zudem für Transparenz gesorgt. Die nötige Flexibilität darf hierbei trotz aller Planung nicht fehlen.“

Zu Beginn kann zudem eine Stakeholder-Analyse nützlich sein. Die Stakeholder sind interessierte oder durch das Projekt betroffene Personen, die ins Boot geholt werden müssen. Sie aus der Rolle des Betroffenen in die Rolle eines Beteiligten zu heben, stärkt ihre Akzeptanz und ihren Einsatz für das Projekt. Dafür ist eine transparente Kommunikation unumgänglich. Um diese Transparenz und einen Überblick zu wahren, muss eine Dokumentation vereinbarter Ziele und Maßnahmen stattfinden. Es ist ratsam, dass der Projektleiter mit dem Auftraggeber konkrete Zahlenwerte abstimmt, die bei der Eingrenzung von Projektumfang, der strategischen Bedeutung und der Wirtschaftlichkeit des Projekts helfen. Auch die finale Dokumentation nach Projektabschluss stellt sicher, dass bis zum Schluss keine offenen Punkte, Anforderungen oder sogar Mängel unbearbeitet bleiben.


Risiken als Chancen sehen

Projektmanagement bedeutet zudem, sich permanent neuen Herausforderungen zu stellen. Dazu gehören Änderungen im Projekt, die trotz aller sorgfältigen Planung immer auftreten können. Eine Risikoanalyse vorab, in der Risiken und konkrete Gegenmaßnahmen benannt werden, kann Abhilfe schaffen. Wird ein Risiko vorzeitig entdeckt und als Chance gesehen, können Maßnahmen abgeleitet oder vorbereitet werden. Dazu werden alle Risiken aufgelistet und nach Wahrscheinlichkeit priorisiert. Dies gibt die Möglichkeit, eine bewusste präventive Fehlerkultur zu etablieren und Raum für offene Kommunikation zu schaffen.

Die Arbeit auf Distanz, der Paradigmenwechsel in der Führung von agilen Teams und somit der erste Schritt in das Thema New Work gehören aktuell ebenso in dieses Umfeld wie sich verändernde, agile Teamstrukturen und das mobile Arbeiten aus dem Homeoffice. Diese Faktoren lassen die Anforderungen an eine gute Organisation und Kommunikation weiterwachsen. „Neben Kenntnissen im Projektmanagement sind daher auch Soft Skills im Bereich Führung, Kommunikation und Organisation von Vorteilen“, so Nagels.

 

Externe Links:

VDI Wissensforum: „Komplexe Aufgaben sicher beherrschen“, https://www.vdi-wissensforum.de/news/komplexe-aufgaben-sicher-beherrschen/, 10.01.2022
VDI Wissensforum: „Methoden des technischen Projektmanagements“, https://www.vdi-wissensforum.de/technical-online-course/methoden-des-technischen-projektmanagements/, 10.01.2022

Innovation als Kernprozess

Die nachhaltige Entwicklung eines Unternehmens ist stark abhängig von der Innovationskraft und der Veränderungsfähigkeit seiner Organisation und der dort beschäftigten Menschen. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, braucht es ein organisatorisches Umdenken und eine deutliche Kulturveränderung.
Wir dürfen uns fragen: Ist Innovation ein Kernprozess?

Na klar! Und damit kann in jede Unternehmens-Prozessarchitektur ein solcher Prozess integriert werden.

Dabei gilt es wie bei jedem Prozess, die gewünschten Input-Kanäle und Formate als auch den Output zu bestimmen. Die Lenkung des Prozesses, die Verantwortung, die Mitarbeit und die Informationsflüsse werden reguliert und die entsprechenden Prozesskennzahlen durch die Leitung definiert. Die Methoden des Projektmanagements bieten einen optimalen Werkzeugkasten für die Innovationsentwickler und Treiber und werden bedarfsspezifisch eingesetzt. Dabei können Ansätze des Agilen Projektmanagements und des Design-Thinking angewendet werden. Außerdem wichtig für die Geschäftsführung: Budgetplanung und Budgetvergaben werden effizienter realisiert und sind für den Mitarbeiter transparenter. Der externe und interne Kunde steht im Mittelpunkt des Innovationsprozesses! Wertschöpfung hat auch mit Wertschätzung zu tun!

Wir von INMAS kennen natürlich die ISO 56002. Wir passen diesen globalen Standard für Innovationsmanagement maßgeschneidert an ihr Unternehmen an.

Fragen Sie uns nach unseren Referenzen oder besuchen Sie eines unserer Seminare bei unserem Kooperationspartner TÜV NORD (Innovations-/ChangeExpert).


Externe Links:

TÜV NORD AG: „Webinar: Innovations- und Changemanagement – Grundlagen“, https://www.tuev-nord.de/de/weiterbildung/seminare/webinar-innovations-und-changemanagement-grundlagen-a/, 15.12.2021